Cómo enviar un correo electrónico de confirmación con un archivo adjunto mediante WebHooks

Descubre cómo adjuntar un archivo cargado a un correo electrónico de confirmación.

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Por: Chris Coyier

Cuando alguien completa tu formulario de Wufoo, simplificamos el proceso de enviarle un correo electrónico de confirmación para decirle “¡Hola! Gracias por los datos. Los recibimos y nos alegra”. Esta es una función incorporada en Wufoo que puedes activar en nuestro Creador de formularios, debajo de la pestaña Configuración de formularios. En la sección Opciones de confirmación, simplemente deberás marcar la casilla de verificación Enviar correo electrónico de confirmación al usuario y luego personalizar este mensaje de muchas maneras, como quién es el remitente, cuál es la configuración “responder a” del correo electrónico y el mensaje que contiene, que puedes incluir valores de la entrada en sí utilizando nuestras funciones de plantillas.

Una de las cosas que no es posible hacer con los correos electrónicos de confirmación de Wufoo es enviar un correo electrónico con un archivo adjunto. Solemos recomendarles a los usuarios que, si necesitan enviar un archivo en su correo electrónico de confirmación, incluyan un enlace para descargar el archivo en el mensaje personalizado. Con frecuencia, esto funciona bien y es casi lo mismo. No obstante, a veces quieres enviar un archivo adjunto real en un correo electrónico. Como cuando el archivo forma parte del mensaje de correo electrónico en sí. Wufoo no ofrece esta función directamente; sin embargo, en este tutorial, te mostraremos cómo lograrlo por tus propios medios utilizando WebHooks de Wufoo.

La gran idea

Enviar documentos técnicos a las personas luego de haber completado un formulario es una pregunta que recibimos con bastante frecuencia en Wufoo; por lo tanto, vamos a utilizarlo como ejemplo. Esto es lo que vamos a hacer.

Cómo enviar documentos técnicos

  1. Crea un formulario que contenga al menos un campo de dirección de correo electrónico.
  2. Crea un script de correo electrónico en tu sitio web para enviar los correos electrónicos con los archivos.
  3. Configura una notificación de WebHook en tu formulario de Wufoo para incluir en ese script de correo electrónico.
  4. Prueba e implementa.

Algunos pueden resultar algo complicados; no obstante, te guiaremos en cada paso e, incluso, incluiremos el código que necesitas para enviar tus correos electrónicos con adjuntos. ¡Va a ser muy divertido!

1. Crear un formulario con un campo de correo electrónico

Seguramente, a esta altura ya eres todo un profesional en la creación de formularios de Wufoo (si no lo eres aún, visita los documentos sobre el Creador de formularios). No obstante, la parte importante del proceso será saber la identificación de campo de cada uno de los campos creados. Para averiguarlo, luego de crear tu formulario, regresa al Administrador de formularios, haz clic en el botón Código, ubicado debajo del formulario y luego haz clic en el botón Información de la API.

Identificación de la API

Para el script de correo electrónico, necesitaremos estos números...

2. Configurar el script de correo electrónico

Para esta parte, utilizaremos el conocido y omnipresente idioma del lado del servidor PHP; de todas formas, podría utilizarse cualquier idioma del lado del servidor, siempre y cuando tenga la capacidad para enviar correos electrónicos. A continuación, se muestra un ejemplo de script PHP (basado en este):

  1. Copiado
  2. Colocado en un servidor bajo tu control (por ejemplo, http://yourwebsite.com/sendemail.php)
  3. Personalizado

Hacia el final del script, verás una sección del código que ha de personalizarse. Para utilizarlo según tus propias necesidades, cambiarás el nombre del archivo, la ruta del archivo, el nombre “de” y el correo electrónico, el asunto y el mensaje. Estos son valores estáticos que no son modificables en el script.

Solo algunas partes de este script son valores dinámicos que resultarán de los valores de la entrada del formulario en sí. Lo más importante de todo esto es la dirección de correo electrónico de la persona que solicita el archivo. En el script, extraeremos estos valores utilizando los valores PUBLICADOS que enviará WebHook:

$to_email = $_POST['Field103'];

¿Recuerdas las identificaciones de campo que vimos luego de crear el formulario? Justamente para esto necesitábamos conocerlas. Si el campo de correo electrónico de tu formulario es “103”, el valor PUBLICADO será “Field103”.

Cuando configuremos WebHook, será posible acceder a cada uno de los valores de tu formulario desde este script. Podrás personalizar como quieras el correo electrónico final que se envía. En nuestro ejemplo de script, nosotros agregamos el nombre del solicitante en el reglón de apertura del correo electrónico.

Configuración de WebHook

3. Cómo configurar la notificación de WebHook

Ahora que nuestro formulario está listo y el script en su lugar, le indicaremos a Wufoo que ejecute nuestro script cada vez que el formulario se envía correctamente. ¡Ese es el concepto de un WebHook! Lo hacemos en la Configuración de notificaciones del formulario (haz clic en **Notificaciones** debajo del formulario desde el Administrador de formularios).

Desde el menú desplegable “Otra aplicación”, selecciona WebHook y haz clic en el botón “Agregar integración”. Luego, ingresa la URL del lugar donde ubicó el script. En la entrada “HandShake Key”, ingresa un valor único y secreto. Esto aportará seguridad al script. Si este valor no se PUBLICA en el script, no se ejecutará y, en consecuencia, ninguna otra aplicación podrá ejecutar el script y enviar el correo electrónico, así como no podrá visitarse la URL en un navegador web. Asegúrate de que la lógica de prueba de HandShakeKey del script coincida con el valor ingresado aquí.

if ($_POST['HandshakeKey'] != 'milk-and-cookies') {
    echo "<h1>You are not who you say you are, mister man.</h1>";
    die();
}

Habiendo guardado la notificación de WebHook y modificado el script para que coincida con HandshakeKey, estás listo para comenzar a probar todo.

4. ¡A probar!

Como con todo lo que desarrolles, asegúrate de probarlo varias veces y de que funcione correctamente antes de implementarlo. Completa el formulario utilizando tu propia dirección de correo electrónico y verifica si recibes el correo electrónico y los archivos adjuntos. Si tienes inconvenientes, sigue estos pasos para la resolución de problemas:

¿Para qué más podrías usarlo?

Enviar un archivo con un correo electrónico de confirmación podría utilizarse para ciertos casos en los que quieres ofrecer:

¡Ve un ejemplo del envío de archivos en formularios de Wufoo en acción!