Consejos para la planificación de eventos sin software de administración de eventos

¿Estás planificando un evento pero no tienes tiempo o dinero para usar un software de administración de eventos? De esta forma puedes hacer mejores eventos usando formularios web.

¿Aún no te has inscrito en Wufoo? ¡Empecemos!

Por: Johan Lieu

¿Tienes que planificar un evento pero no estás en contacto con tu íntima Martha Stewart? ¡No te preocupes! No tienes que ser un profesional para sacar adelante un evento elegante y bien concurrido. Ya sea que estés a cargo de organizar una fiesta de despedida para tu jefe o una recaudación de fondos, o que estés coordinando un taller de varios días, así es como puedes usar formularios para que todo salga bien.

Por supuesto, si eres planificador de eventos, o si creas sitios web para planificadores de eventos, también te encantarán estos consejos. Especialmente porque te ayudarán a planificar, organizar y manejar eventos sin usar un software de administración de eventos.

Uso de formularios para organizar tus eventos

¿Quieres conocer el secreto de cómo planificar eventos perfectos? Mantente organizado. Esto significa: Define claramente lo que quieres hacer y delega tareas mediante un sistema sencillo de documentos de tareas y listas de control. Pero no lo hagas con papel y lápiz como otras veces. Un trozo de papel se puede perder fácilmente. En lugar de ello, usa los formularios Wufoo.

Hoja de trabajo para planificación de eventos:Entonces, ¿personalmente? A nosotros nos encanta asistir a eventos. Sobre todo a festivales de música, congresos de programación y fiestas de disfraces. Por eso, hemos diseñado una hoja de trabajo que te puede servir como planificador de eventos. Usa el formulario de planificación de eventos para llevar el seguimiento de los detalles del evento, la ubicación, los costos y cualquier otro punto que pueda ayudarte. (Estos formularios en línea también se pueden personalizar, por si no lo sabías).

Listas de tareas pendientes: Coordina miles de detalles de eventos sin perder el sueño al asignar y hacer un seguimiento de las tareas con una lista de tareas pendientes. Como se encuentra en la nube, tú y tu personal pueden acceder y administrar la lista de tareas pendientes desde cualquier dispositivo

¡Haz correr la voz!

¿Qué sería un evento sin público? Además de todo el tiempo invertido, el evento probablemente te costaría un riñón. Asegúrate de contar con personas que concurran a tu evento y solicita voluntarios para ayudarte enviando invitaciones y formularios de registro a través de Wufoo.

Invitaciones a eventos: No tenemos nada en contra del sistema de correo postal, pero invitar a las personas a través de formularios enviados por correo electrónico o a través de tu sitio web es mucho más guay. Ahorras dinero. No hay que comprar sellos. Y para la gente es sencillísimo ver los detalles, consultar un mapa de la ubicación y confirmar su asistencia. Personaliza nuestras invitaciones para que incluya todo lo que la gente necesitará saber.

Registro en eventos: Si un evento requiere registro, ni te preocupes. Envía nuestro formulario de registro, que puedes personalizar para que puedan elegirse los foros/eventos especiales a los que se quiere asistir. ¡No olvides incluir un mapa para que nadie se pierda! También puedes usar un formulario de registro básico si no necesitas todas las florituras.

Registro en talleres: ¿Incluye tu evento talleres que necesitan registro aparte? Usa nuestro formulario de registro en talleres para llevar la cuenta de los que asistirán a cada uno. El formulario está diseñado para que puedas recopilar fácilmente datos de contacto de los participantes en los talleres, y hasta puedes incluir información sobre catering si vas a pedir comidas para los asistentes.

Encuentra voluntarios: Si necesitas voluntarios para que te echen una mano, necesitas Wufoo. Envía nuestro formulario de voluntarios a los posibles interesados, y programa a la gente de acuerdo con sus intereses y horas disponibles. Nuestro formulario incluye espacio para preguntas y comentarios de los voluntarios.

Recauda el dinero de registro al evento, solicita comentarios y haz un seguimiento

¡Por fin! Ya solo quedan los últimos detalles. Has organizado las concesiones, tienes voluntarios y las invitaciones están listas para distribuirse. Ahora tienes que rematar la tarea y ver la forma de cobrar eventos en línea, solicitar comentarios y hacer un seguimiento. Esto es fácil incorporando los siguientes formularios en tu rutina de planificación de eventos.

Pagos en línea:No es sencillo cobrar el dinero de los eventos, pero puedes simplificar el proceso si haces que todos paguen en línea mediante uno de nuestros formularios en el momento de registrarse. Incluye nuestro formulario de pago en línea y convierte el proceso de cobro en algo muy sencillo. Nos hemos asociado con algunos de los servicios de procesamiento de pago más utilizados en la web para que no tengas que empezar de cero si ya tienes configurados pagos en línea.

Formularios de comentarios: La mayoría de los diferentes software de administración de eventos incluyen una forma de recolectar comentarios de los asistentes. Por lo que es recomendable seguir el ejemplo y averiguar cómo te fue después de cada evento. Obtén comentarios de los asistentes al evento al enviar nuestra Encuesta de satisfacción para eventos, la Encuesta posterior al eventoy el Formulario de sugerencias. Usa los comentarios para mejorar tu actuación y la de tu equipo en futuros eventos. ¡No sabrás lo que piensa la gente si no preguntas!

Crea una lista de correos: Usa nuestro formulario de lista de correos para recopilar los datos de contacto de los participantes en el evento y poderlos así invitar a otros eventos en el futuro. Cuando envíes una encuesta de seguimiento, incrusta el formulario en tu sitio web o envíalo por correo electrónico. Si la gente lo pasó bien, es probable que quieran repetir. Nuestro formulario para recoger correos electrónicos es una forma sencilla de aumentar tu lista de participación!

Mira qué más puedes hacer con Wufoo

Wufoo es una herramienta en línea fácil de usar que permite crear y diseñar formularios en línea sin codificación o programación necesarias. Wufoo aloja y almacena de todo, para que no tengas que preocuparte por el lugar donde se alojarán tus datos o formularios.

Puedes personalizar por completo el aspecto de tus formularios utilizando el Diseñador de temas eligiendo colores para que se adapten a tu marca o tema, así como para agregar el logotipo de la compañía o los colores de tu boda a los formularios. Incluso puedes usar una de las casi 300 plantillas de formularios de nuestra Galería de formularios para comenzar a crear tus formularios. O bien, echa un vistazo a nuestros ejemplos para ver de qué manera puedes usar Wufoo en tu compañía.

Wufoo se asocia y trabaja con una gran cantidad de otras aplicaciones, lo que te permite aceptar datos e información a través de tus formularios y enviarlos a otras aplicaciones que utiliza tu compañía. Tenemos integraciones con aplicaciones como MailChimp, Dropbox, Zapier, Salesforce, WordPress y muchas más.